XMind 能率アップ

【Xmind仕事術】Xmind2020で仕事の状況をクールに把握する方法まとめ

綾fit(あやふぃっと)

ナントカペイやお得情報好き札幌在住フリーランスエンジニア。ワードプレスやECキューブ制作・SEO・Adobe系やWP運用についての記事をまとめています。運営者:綾fitについて免責事項

こんにちは。綾fitです。今回の記事では「Xmind(エックスマインド)」というマインドマップソフトを用いた仕事術を紹介します。

個人(フリーランス)で働いているため、同時進行で色々な取引先や仕事や作業、家族の対応(家事や育児など)が矢継ぎ早に発生します。

そのため、仕事効率化ツールや仕事管理ソフトなど多く試してきたのですが、しっくりきたのがどうやらわたしはマインドマップでしたので、その管理方法をご紹介しようと思います。

私と同じように管理が面倒な仕事をしているひとに役立って欲しいです。

今回の記事でまとめた仕事術はXmindではなくてもお使いの別のマインドマップソフトでも近いことが実現できると思います。

仕事術概要

綾fit
こんな人に、今回の記事でまとめている仕事術は向いていると思います。
  • やることがドンドン増えていくことが多い
  • 関連性のない仕事も含めて自分の状況を見通したい
  • 過去の作業のログも残したい

どういうことが一括でできると自分は仕事がしやすいのか、というポイントをまず箇条書きしてみました。どんなことができる&わかると楽か、という点ですね。

  • 顧客、プロジェクトごとの現在状況を一覧できるようにしたい
  • 複数いる取引先とのやりとりがどこで止まっているのかわかりやすく
  • 電話やSkype打合せ、対面打合せの内容をリアルタイムにまとめたい
  • 各種打合せの内容を議事録データにして残したい
  • やることのリストを一覧したい
  • やることのリストに優先順位をつけたい
  • 作業を中断、再開したときどこまでしたか明快にしたい

いちおう私(綾fit)のケースなので、参考になるよう私のプロフィールも掲載しておきますが個人特定を防ぐために今回の仕事術を紹介しやすくするために、少し変えてあります。

綾fit
主に地元札幌のウェブ制作・保守管理、外部クライアントのSEOディレクター、アフィリエイトで自社メディアの作成の3つを手がけており、共働きの(怖い)妻と、0歳児の(かわいい)息子がいるため家事育児も日々のルーチンに組み込んでいる。じゃないと死ぬ。

繰り返しますが、少し変えてあります。

綾fit自身の作業環境は、自宅ではデスクトップPC(Win10)、外出時はモバイルノート(MacbookAir)、スキマ時間にスマホ(iPhone5s)という3端末が主になっているので、相互に作業連携がしやすいととても助かります。(残念ながらiOSのXmindは非常に使えない)

Xmind(エックスマインド)の紹介

綾fit
Xmindは無料のマインドマップ作成ツールです。

いろんな形式で情報を図式化することができるソフトです。サイト作成からアイデア出しまで幅広く応用できるため、この数年間で私が良く使っているソフトのひとつになると思います。

今回はマインドマップを「マップをつくる(アウトプットする)だけにとどまらず、作業管理」という目線で紹介していますので決して正規の使い方ではありません。

自分の仕事の状況をマップ化する

一覧管理のマップ
というのも、クライアント、プロジェクト、作業、ジャンルごとに分岐させて自分の仕事の全体(+家事や育児なども足してもいいと思います)をマップ化して、常に開いておき、進捗があった部分を更新しつづけるということです。

この仕事術のメリット

仕事、家事に限らず、やらなければいけないことがすべて俯瞰できるので、スケジュール管理の効率化作業忘れがなくなることがメリットです。

以前は重要度別に「目の見える所に付箋を貼る作戦」をしていましたが、その付箋同士のつながりや追記、移動のしやすさなどを考慮すると、データとしたほうが使い勝手がいいと判断しました。

具体例(綾fitの完成形と運用)

大きく分けて直販クライアント、代理店経由のクライアント、企画・チーム、お金関連、外注関連、HOME(家)関連の6つに分類しています。

分類 フラッグ色 解説
直販クライアント 直接お金の取り引きしているクライアント。
代理店経由クライアント 代理店経由で取り引きしているクライアント。連絡してからのリアクションに時間がかかること、とりまとめで複数のエンドがいるので直販と分けています。
企画・チーム 複数もしくは個人で関わっているチームです。自社メディア(サイトアフィリエイト)もココに入れています。
お金関連 入金、振込、請求書などお金や契約に関する項目はすべてこちらで一元化しています。見逃すと食っていけないからです。
外注関連 クラウドワークスや、外部のライターさんとのやりとりはこちらで一元化しています。原稿の直しなどの指示などは複数人同時に行うこともあるのでまとめたほうが一覧性が高いためです。
HOME(家) 家事、育児に関する項目です。家庭でのやらないといけないことなど、見えるところにないと不安だったりするので・・・。

main

こちらがイメージで作ったものです。個人的に運用しているXmindの画面と殆ど変わりません。

直販クライアント

直販クライアントの特徴は打合せやレスポンスがダイレクトなので、どんどん状況が変わっていくことです。基本的に黒い旗で分類しています。

必要な情報は担当者(クライアント)の基本情報、今どうなっているかの状況、これから予定していること、そして自分がする仕事の4点を記載しています。

具体的な事例

torihikisaki

  • 基本情報
  • 状況
  • 予定
  • 作業

基本情報のところは事例画像では担当者は一人ですが、複数いる場合、一覧性が高くなるはずです。現在状況はどんなやりとりでとまっているか、というのをひとことで管理しています。

最近はメールだけではなくビジネスチャット系が多く、電話やLINEやチャットワークなど、どのツールでやりとりしていたのかいちいち覚えていないこともありますよね。

担当者別にこの人はチャットワーク、とかメモをしておくことで、この進捗ファイルを見るだけですべて最短で管理できる基点にすることができます。いちいちLINEを見てメールを検索して、ああもしかしてチャットワークだったかな?とか混乱することなく、スムーズになります。

Xmindにはマーカー(絵文字のようなもの)を表示できるのですが、これがとても重宝する機能になります。

代理店経由クライアント

代理店経由は赤いフラッグで管理しています。直販に比べると返答してからのレスポンスが時間がかかるケースが多いので、連絡待ちや、作業ストップ、緊急案件などのメモが多いです。複数のエンドユーザの話を混在させて打ち合わせすることがあるので、ごっちゃにならないようにしています。

具体的な事例

dairiten

代理店経由の場合はサイト/担当者別に管理しています。

下層項目は現在状況・作業・予定と同じ項目でメモしています。

企画・チーム

このカテゴリは2種あって、自分がチームの一員になっている企画・チームのほかに、自社メディア(=自分ひとりのチーム)も含めています。

お金関連

おもに直販、代理店経由の入金や請求書関連の進捗を記載しています。外注さんへの振込みもタスクのひとつですね。他にもHPの運用に必要な経費(ドメイン、サーバー代)ウェブサービス、ソフトの経費税金、確定申告用に必要な手続き系をメモしています。

入金ひとつわすれると業務が全部回らないということもありますので特別項目にしています。

外注関連

外注スタッフ、協業しているスタッフとのお金以外のやりとりです。仕事のディレクションに関した進捗ですね。ライターさん、作業外注さん、プログラムやコンテンツチェックをお願いしている人などけっこう細かいけど多いです。

HOME(家)

家庭(家事含む)のことと、子供のことです。行事だったり先の予定や妻も不定休の共働きのためシフトを管理していないと面倒なことになります。

月ごと、週番号での管理シート

過去ログをチェックしやすくするために、細かい場合は年間の週番号(月曜始まり)でシートをコピー作成しています。1ヶ月分(1ー12月の12種類)のシートを作成して管理しているかたちです。

こちらが運用しているものからクライアント名などを架空のものにした版です。

綾fitは個人的にXmindを使用して仕事全体の管理を行っています。

完成形と運用

上記のプロフィールから私の作った運用ファイルの完成形を掲載します。(もちろん顧客名とかは架空のものになっていますよ)

週番号・もしくは月別での管理

段取りや優先順位
TODO
リアルタイム状況
電話しながら発揮するXmindメモ
打合せ中に発揮するXmindメモ
議事録にして打合せ相手にPDF送付

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